Правила оформления договоров

Правила оформления договоров

Ведение договорного документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договора, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок и контроля соблюдения обязательств сторон.

Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу.

Зачастую работа строится по принципу — кто свободен, тот и ответственный. Но это в корне не верно.

Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.

Зачем создавать регламент?

СЭД — система электронного документооборота, которая переводит в автоматический режим процессы согласования договоров и любой другой документации организации, например, приказов или документов отдела кадров.

Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.

Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.

Если все сделано правильно, то в организации:

  • Оптимизируются сроки каждой процедуры;
  • Юридически договоры будут более грамотно составленными;
  • Снизятся риски;
  • Повыситься качество претензионной работы;
  • Легко выявлять, кто и за какое решение отвечает..

При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например, менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.

Второй вариант более гибкий, т.к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента.

Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.

Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами. Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д.

Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор. Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.

Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.

С чего начать?

В Положении предусмотрите несколько разделов:

  • Формирование проектов, образцов договоров для различных видов сделок;
  • Проверка контрагента, с которым будет заключаться сделка и предоставление собственных подтверждающих документов (что можно и нельзя передавать);
  • Согласование;
  • Порядок подписи;
  • Контроль за сделкой;
  • Хранение и архивирование.

По каждому этапу должен быть назначен ответственный, который будет вести учет, координировать работу и следить за исполнением.

Когда вы подготовили регламент, можно переходить к составлению стандартных форм, которые будут универсальны и могут использоваться без специального согласования.

В таком договоре можно сразу установить обычные условия для клиентов, например — срок поставки товара 10 рабочих дней, транспортные расходы за счет покупателя, 100% предоплата. Если какие-то условия будут меняться, их необходимо согласовать по регламенту.

Не забудьте о деталях

Определите формат проекта договора. Изначально ведь не обязательно иметь бумажный оригинал или электронный договор, достаточно обычного файла, составленного в Word или pdf.

  • Рассчитайте ориентировочные сроки согласований, но не давайте на каждый этап слишком много времени, если сотрудники будут загружены, то станут тянуть до дедлайна — период согласования будет сильно затягиваться.
  • Уточните информацию, относящуюся к коммерческой тайне, которую нельзя раскрывать.
  • Обговорить алгоритм действий на случай, если не получается прийти к единому мнению по тексту договора.
  • Если у вас есть юридический отдел или юрист, то, скорее всего он и сам знает, что делать. Если нет — постарайтесь обратить внимание на некоторые важные особенности:
  • Текст контракта должен соответствовать действующему законодательству. Если принципиально в нем вы ничего корректировать в будущем не планируете — лучше попросите составить несколько стандартных проектов профессионального юриста. Проверьте ссылки на законы или статьи НК, если они присутствуют в тексте;
  • Изучите судебную практику, связанную с вашим видом деятельности — какие камни преткновения чаще всего мешают спокойно вести бизнес, какие ошибки в договоре могут повлиять на исход дела и т.п.;
  • В первую очередь делайте упор на собственные интересы. Если контрагента не устоят какие-то условия, он это отметит и вы сможете найти «золотую середину», но далеко не всегда договоры пристально изучают, поэтому ваша задача — сделать так, чтобы обеспечить собственную финансовую и правовую безопасность;
  • Обговорить четко сроки выполнения договора, сроки передачи документов, условия и размер оплаты. Если договор заключается на длительный срок, а конкретные условия сделки оговариваются, например, в спецификациях, то необходимо отслеживать подписание таких документов также жестко, как и сам контракт;
  • На случай претензий опишите порядок действий — кому они передаются, в каком виде и в какие сроки. Это касается претензий с обеих сторон. Здесь тоже важно изучить судебную практику и самые частые причины разбирательств.

Чем вы рискуете, заключая договор: ТОП рисков и способы, как их избежать

Самый распространенный риск — выбор проблемного контрагента. Проверять бизнес-партнеров необходимо тщательно, т.к. здесь речь не только о прямых возможных потерях — отсутствие оплаты, задержка поставок, отказ возврата аванса и т.п., но и налоговый ущерб — снятие НДС и расходов. ФНС сейчас активно использует электронные сервисы, межотчетную сверку, встречные проверки.

Если ваш контрагент ненадежен, то вам грозит в лучшем случае запрос на целую кучу документов, в худшем — серьезные финансовые потери и доплата налогов.

Второй риск в нашем ТОПе — отсутствие у лиц, подписывающих договор, соответствующих полномочий.

По умолчанию только директор имеет право бесспорно подписывать документы от имени компании. Другие сотрудники получают такое право путем выдачи соответствующей доверенности или на основании приказа.

В договоре необходимо указать основание, по которому то или иное лицо его пописывает.

Пример преамбулы договора: ООО «Спутник», в дальнейшем именуемое Поставщик, в лице коммерческого директора Иванова И.И., действующего на основании доверенности № 456 от 01 февраля 2021 года, и ООО «Петров и Ко», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице менеджера Сидорова С.С., действующего на основании Приказа № 6 от 31 декабря 2020 года…

У предоставленных полномочий есть границы и сроки. Допустим менеджер может подписывать договор, но не имеет право вносить в него изменения, а его доверенность действует только 1 месяц.

Доверенность должна содержать данные о доверителе и доверенном лице, иметь номер и дату, срок действия.

Очень часто документы, связанные со сделкой — соглашения, протоколы разногласий, переписка и другие, теряются или дублируются. Чтобы этого избежать необходимо создать удобный архив документации.

Снизить риски работы с договорам позволяет СЭД.

В чем же плюсы сэд?

Первый этап автоматизации — подготовка договора. Сперва создается проект или типовой бланк, на основе которого будут формироваться все последующие договоры. На этом этапе вам нужно будет указать тип договора, стадию работы, сроки и суммы платежей, а также всех ответственных лиц для его согласования и подписания.

Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации электронного документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования.

На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.

При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов.

Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима.

Это значительно упрощает процесс согласования.

После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.

Поддержка работы с электронной подписью и интеграция с Диадок позволяет максимально ускорить подписание договора вашим контрагентом.

Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация договорного документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами.

Кроме того, система электронного документооборота предполагает и создание электронного архива, модуль которого входит в СЭД. Управлять документами и согласованиями становится просто, удобно и прозрачно.

Для этого подойдет СЭД EnDocs Cloud. Вот только несколько ее преимуществ:

  • Информация удобно систематизирована — на каждый договор существует своя карточка со всеми основными данными;
  • Сроки согласований контролируются, а о дедлайне вам напомнить оповещение на e-mail;
  • Перемещение документа фиксируется — ответственное лицо всегда в курсе, у кого находится договор;
  • Можно настроить маршруты согласования, по которым должен пройти договор;
  • Вы сможете формировать аналитические отчеты о проведенных согласованиях;
  • Вы можете подписывать договоры электронной подписью, в т.ч. через Диадок;
  • Благодаря интеграции с 1С, все согласованные договоры передаются в вашу программу 1С.

EnDocs Cloud — это не только сервис для работы с договорами, но и электронный архив. В нем все документы хранятся в виде сканов или в электронном формате. Их можно удобно группировать, собирать в подборки, распечатывать, пересылать, скачивать и т.д.

С документами могут работать сразу несколько сотрудников, даже если они находятся на удаленке.

Попробовать EnDocs Cloud бесплатно на тарифе Старт

Главные правила составления текста договора

29.05.19

Правила оформления договоров

Современные сделки, как правило, оформляются письменно. Это происходит при покупке товаров или предоставлении услуг.

Читайте также:  Зарегистрированный, но не собственник - какие права он имеет в квартире

Необходимость документального подтверждения намерений сторон позволяет не только зафиксировать основные обязательства и условия, но и в случае возникновения конфликтной ситуации быстро и достаточно легко ее разрешить.

Однако для этого соглашение должно быть оформлено корректно. Иначе оно не будет иметь юридической силы.

Несмотря на то, что в интернете в большом количестве есть примеры таких документов, лучше обратиться за помощью или консультацией к специалисту. Он окажет помощь в составлении договора, чтобы в нем не было двусмысленных положений и противоречащих действующему законодательству.

Основные принципы

Специалисты рекомендуют обращать внимание на следующие моменты:

  • Необходимо четко понимать условия, обязательства, а также иметь ясное представление о предмете сделки, потому что все это предстоит описать в договоре.
  • Лучше самостоятельно подготовить текст соглашения, а не рассчитывать на его предоставление контрагентом. Очевидно, что в зависимости от того, кто будет составлять документ, в нем будут защищены интересы той или иной стороны в первую очередь.
  • При заключении договора с неизвестной фирмой желательно предварительно получить дополнительную информацию о ней. Самое главное – убедиться, что она в принципе существует.
  • Перед тем, как поставить подпись, необходимо проверить полномочия контрагента. Иногда в случае появления разногласий сторона ссылается на то, что договор заключен человеком, который не имел на это права.
  • Все положения должны иметь четкий смысл. Двоякое толкование исключается. Это важно потому, что в случае возникновения спора вторая сторона будет разъяснять суть в свою пользу.
  • При использовании профессионального сленга лучше указывать значение таких слов. В противном случае это может привести к разночтениям.
  • Если договор включает в себя форс-мажор, то стоит указать, что именно понимается под этими обстоятельствами. Как правило, суд присуждает выплаты, если событие не входит в этот перечень.
  • После того, как договор готов, его нужно показать специалисту. В случае каких-либо неясностей юрист сможет прояснить возможные последствия.
  • Каждое соглашение требует индивидуального подхода. В то же время достаточно часто имеет место подписание типовых текстов, которые содержат либо слишком мало пунктов, либо наоборот, несколько страниц излишней информации.

Требования к тексту

Составление договоров выполняется по стандартным правилам. В документе должны быть расписаны основные элементы:

  • введение;
  • предмет соглашения;
  • дополнительные положения;
  • иные условия.

В преамбуле должны быть указаны наименование документа, дата составления, место, полные названия сторон, а также ФИО лиц, уполномоченных на подписание.

После этого следует основная часть. В ней должен быть подробно описан предмет договора, обязанности каждой стороны, стоимость и порядок расчета. Нужно также указать сроки выполнения обязательств. Имеет смысл описать дополнительные условия, если они имеют место, срок действия договора и ответственность сторон.

При указании возможных последствий нарушения контракта, как правило, указывается размер штрафных санкций.

Кроме того, иногда требуется обозначить прочие условия. Это имеет место, например, если существуют преддоговорные отношения. Сюда также относятся другие существенные моменты, как, способ связи, ее периодичность, а также уполномоченные на это лица.

Обязательным является указание реквизитов (почтовых, банковских и других) всех сторон, наличие подписей и печатей.

Как оформлять деловые документы в России

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Источник: ГОСТ Р 7.0.97-2016

Мы прочитали его весь — вот главное.

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты рекомендуют такие:

  1. Times New Roman, размеры 13, 14.
  2. Arial, 12, 13.
  3. Verdana, 12, 13.
  4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

  • Абзацный отступ — 1,25 см.
  • Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
  • Вот требования к интервалам:
  1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
  2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
  3. Между буквами — обычный.
  4. Между словами — один пробел.
  5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
  6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

  • левое — 20 мм;
  • правое — 10 мм;
  • верхнее — 20 мм;
  • нижнее — 20 мм.

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

  1. 19.10.2018;
  2. 19 октября 2018 г.

Вот так предлагают по госту оформлять угловые бланки на примере Росархива. Нижняя строчка — для ссылки на документ, на который отвечают

Это пример оформления продольного бланка из госта для документов

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И. И.

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий» Начальнику транспортного цеха

Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

А теперь — после фамилии:

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

  1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
  2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Плохой заголовокХороший заголовок
Приказ Приказ о повышении заработной платы

Плохой заголовок

Хороший заголовок

Приказ

Приказ о повышении заработной платы

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Вид документаФорма обращенияПример
Приказ Первое лицо, единственное число Приказываю
Документ от имени органа из нескольких человек Третье лицо, единственное число Собрание собственников решило (а не «мы решили»)
Протокол Третье лицо, множественное число Выступили, слушали, решили
Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов Третье лицо, единственное или множественное число Комиссия проверила, отдел организовал, на собрании присутствовали
Деловые и служебные письма Первое лицо, любое число или третье лицо, единственное число Прошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

Форма обращения

Первое лицо, единственное число

Вид документа

Документ от имени органа из нескольких человек

Читайте также:  Исковое заявление о восстановлении срока для принятия наследства

Форма обращения

Третье лицо, единственное число

Пример

Собрание собственников решило (а не «мы решили»)

Форма обращения

Третье лицо, множественное число

Пример

Выступили, слушали, решили

Вид документа

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Форма обращения

Третье лицо, единственное или множественное число

Пример

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Вид документа

Деловые и служебные письма

Форма обращения

Первое лицо, любое число или третье лицо, единственное число

Пример

Прошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

По госту с большой, но только в обращениях. А вы уж сами решайте.

По госту да, причем с восклицательным знаком. Вот так:

  1. Уважаемый господин Губернатор!
  2. Уважаемый господин Иванов!
  3. Уважаемая Елена Ивановна!

В адресате и тексте инициалы пишут после фамилии: Иванов И. И. А в подписи — перед ней: И. И. Иванов. Мы не знаем, почему так.

Если документ на фирменном бланке, название компании в подписи можно не писать. Если вверху уже указана должность автора, то внизу хватит только подписи и инициалов с фамилией.

На фирменном бланке не указывают название компании в подписи

Если подписей несколько, их располагают друг под другом по подчиненности или убыванию важности. Сначала директор, потом зам, а потом зам зама.

Сначала подписывает директор, потом — главбух

Если в договоре или письме уже указали директора, а подписать пришлось кому-то другому по доверенности, нельзя писать «за» перед должностью, хотя многие так делают. Нужно от руки исправить фамилию или поставить штамп.

Теперь гост не только для бумажных документов. И не только для обычных писем по электронной почте. Если подпись электронная, ее реквизиты должны стоять там же, где стояла бы ручная. Она не может перекрывать текст.

По госту отметка электронной подписи должна выглядеть и располагаться вот так

Печать не должна перекрывать ручную подпись. Хотя некоторые бухгалтеры, кадровики и секретари упорно ставят печать на подпись. Это не по госту.

Но печати может и не быть, это не нарушение. Хотя в госте об этом не сказано — наоборот, формулировка такая, будто печать обязательная. Но мы-то знаем, что нет.

Отметку о том, что это копия и она заверена, ставят внизу документа. По госту — именно внизу. Выглядит это так:

Так заверяют копию трудовой книжки по госту

Если заверяют копию для другой организации, нужно дописать, где хранится оригинал. Например, так:

Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Ромашка».

Можно добавить номер дела и поставить печать, если они есть.

Утвердите форму бланков для каждого вида документа: где и что должно быть написано. Это нужно сделать и для бумажных, и для электронных документов. Если документ отправляют по электронной почте или с электронной подписью, нужно предусмотреть защиту от изменений.

В госте есть схемы расположения реквизитов для разных документов. Если хотите соблюдать стандарт — полюбопытствуйте. Раньше было три формы, а теперь их семь. Там готовые форматы бланков. Если у вас нет особых требований к дизайну, можно использовать эти шаблоны.

Правила составления договора: ТОП 10 советов и помощь адвоката

Наш юрист по договорным отношениям разъяснит, как составить договор о неразглашении коммерческой тайны, поможет разработать соглашение между сторонами: профессионально, на выгодных условиях и в срок. Звоните уже сегодня!

Читать далее →

Наш адвокат по договорным отношениям поможет Вам составить агентский договор: профессионально, на выгодных условиях и в срок. Звоните уже сегодня!

Читать далее →

Наш адвокат по договорным отношениям поможет составить договор научно-исследовательских работ, опытно-конструкторских и технологических работ: профессионально, на выгодных условиях и в срок. Звоните уже сегодня!

Читать далее →

Наш юрист по договорам разъяснит Вам, как составить договор доверительного управления: профессионально, на выгодных условиях и в срок. Звоните уже сегодня!

Читать далее →

Наш адвокат по договорам ответит на интересующие Вас вопросы составления договора о совместной деятельности, разрешения спора между товарищами: профессионально, индивидуальный подход, соблюдение сроков. Звоните прямо сейчас!

Читать далее →

Наш адвокат по договорным отношениям поможет составить договор уступки прав требования (цессии) профессионально, на выгодно согласованных условиях и в срок 24 часа. Звоните уже сегодня!

Читать далее →

Наш адвокат по договорным отношениям поможет Вам в вопросе понуждение к заключению договора: профессионально, на выгодных условиях и в срок. Звоните уже сегодня!

Читать далее →

Наш адвокат по договорным отношениям разъяснит как составить договор перевозки, поможет в разработке проекта договора, внесет изменения в действующий договор: профессионально, на выгодных условиях и в срок

Читать далее →

Наш адвокат поможет Вам в заключении договора эскроу: профессионально, на выгодных условиях и в срок. Звоните уже сегодня!

Читать далее →

Наш адвокат по договорам поможет составить договор мены правильно и в срок, учтет все существенные условия договора и риски, которые могут возникнуть в случае спора по договору мены.

Читать далее →

Записаться на БЕСПЛАТНУЮ консультацию

Отзывы о нас

  • Отзыв по уголовным делам
  • Отзыв по гражданским делам
  • Отзыв по банкротству физических лиц
  • Отзыв по сопровождению бизнеса

Как до нас добраться?

г. Екатеринбург, пер. Отдельный, 5

  1. остановка транспорта Гагарина
  2. Трамвай: А, 8, 13, 15, 23
  3. Автобус: 61, 25, 18, 14, 15
  4. Троллейбус: 20, 6, 7, 19
  5. Маршрутное такси: 70, 77, 04, 67

8 этапов договорной работы

В статье Создаем регламент договорной работы мы обсудили принципы организации договорной работы в организации и риски, которые возникают при работе с документами.

Какие этапы проходит договор при подготовке, кто должен согласовывать работу и на что нужно обращать внимание при проверке контрагентов — читайте в продолжении статьи, подготовленной на основе практического курса преподавателя Русской Школы Управления, юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.

1 этап: инициатива заключения договора 

Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.  

Если вы занимаетесь подготовкой:

  1. Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.

  2. Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.

  3. Согласуйте условия с контрагентом.

2 этап: определение основных условий

Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов. 

Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:

  1. Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).

  2. Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).

  3. Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).

  4. Цену или условия расчетов.

  5. Ответственность за неисполнение.

  6. Сроки и дополнительную информацию.

  7. Ответственных лиц.

3 этап: проверка контрагентов

Компания несет ответственность за последствия работы с недобросовестным бизнес-партнером. Вы должны проявлять осмотрительность — ваша ошибка может привести к проблемам с ФНС и обвинениям в получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, сотрудничество с непроверенными контрагентами часто приносит убытки из-за срывов договоренностей или обмана. 

Проверяйте наличие документов, подтверждающих легитимность и законность деятельности партнера. Поищите информацию в открытых источниках о добросовестности потенциального контрагента.

Стандартный перечень документов для досье контрагента

  • Копия выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) со свежей датой. Если вы проводите сделку с недвижимостью или крупным активом — не старше 10 дней.  
  • Копия устава (обязательно). В нем указаны полномочия руководителя, все положения о заключении и одобрении крупных сделок, риски признания сделок недействительными и другие важные аспекты. 
  • ИНН/ОГРН.
  • Протокол назначения генерального директора. Этот документ подтверждает полномочия действующего руководителя.   
  • Копия доверенности на иных лиц.
  • Копия лицензии на деятельность.
  • Бухгалтерская отчетность, налоговая декларация. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» исключил их из перечня документов, содержащих коммерческую тайну. 
  • Письменное согласие на предоставление персональных данных, копии паспорта ИП.
  • Сведения о наличии необходимых активов, ресурсов, квалифицированного персонала.

8 типичных ошибок при заключении договора: как оформить договор юридически грамотно, сделать его удобным и эффективным

Ошибка 1. Путать одну договорную конструкцию с другой

Например, довольно часто путают договор подряда с договором оказания услуг. Так, совсем недавно один из моих новых клиентов столкнулся с неприятной ситуацией —  заключил договор на интеграцию CRM-системы, не указав в нём сроки интеграции.

При этом внёс предоплату в размере 50 процентов. В итоге подрядчик тянет завершение интеграции уже более 3 недель, деньги не возвращает, ссылаясь на то, что срок в договоре не указан и вообще в договоре указано, что это «договор оказания услуг».

 

Практически любому студенту второго курса юрфака известно, что одним из отличий договора оказания услуг от договора подряда является то, что обязательным существенным условием договора подряда является срок выполнения работ.

Иначе говоря, если в договоре подряда срок не определён, то он (договор) не является заключенным (или как говорят юристы, договор является незаключенным).

С оказанием услуг дело обстоит несколько иначе — далеко не всегда в договоре оказания услуг требуется указание срока оказания услуг (срок по закону не является обязательным существенным условием договора оказания услуг).

Читайте также:  Экономические преступления: их виды и основные признаки

Поэтому в указанной ситуации банальная путаница в квалификации договора и халатность в формулировании его условий привели к тому, что значительная предоплата была внесена, а работа уже более 3-ёх недель не выполняется (клиент, утратив надежду, в итоге обратился к другому подрядчику).

Выходом из ситуации является подача иска о возврате неосновательного обогащения в размере внесённой предоплаты (на основании незаключенности договора), плюс максимум взыскание процентов за пользование денежными средствами в размере ставки рефинансирования (которая очень невысока и совершенно не оказывает на контрагента «устрашающего» воздействия).

Да, конечно, можно попробовать взыскать убытки — но в условиях незаключенности договора эта задача становится практически невыполнимой.

Ошибка 2. Не прописывать денежную неустойку за нарушение контрагентом своих обязательств

Практически всегда контрагенты стараются подробно описать в договоре взаимные обязательства, но при этом довольно часто забывают указать денежные санкции за их невыполнение. Это очень влияет на эффективность договора и нередко сводит её на нет. 

На мой взгляд, каждую прописанную в договоре обязанность должна сопровождать прописанная в договоре денежная санкция (неустойка) за её невыполнение, в противном случае исполнения обязанности можно не дождаться.

Что касается предусмотренной законодательством (ст. 395 ГК РФ) неустойки, то она предусматривается в отношении обязательств по перечислению денежных средств и не имеет отношения к натуральным обязательствам.

Ну а для того, чтобы взыскать убытки, возникшие в результате неисполнения контрагентом того или иного обязательства, нужно очень сильно постараться, да и не факт что в случае положительного результата размер компенсации окажется удовлетворительным.  

Ошибка 3. Дублировать положения законодательства, необоснованно раздувая текст договора

В современном мире, где количество символов в публикациях некоторых социальных сетей ограничивается небольшим числом, а длина видео-роликов довольно коротким промежутком времени, длинные договоры также утрачивают, так скажем, свою привлекательность.

Я в своей юридической практике уже как несколько лет стараюсь писать договоры объёмом не более 2-3 страниц — всё, что можно убрать без потери качества и снижения безопасности, убирается, всё, что по умолчанию предусматривается законодательством — не дублируется и остаётся в законодательстве, всё, что не имеет никакого значения для сторон договора — в договоре не упоминается. Остаётся избавленная от «воды», максимально конкретная и эффективная версия договора. Такую очень легко изучать, в такую очень легко вносить правки и в такой очень практически невозможно «запутаться». Всё это сильно влияет на скорость бизнес-процессов и упрощает взаимодействие сторон.

Ошибка 4. Использовать бумажный документооборот без необходимости и соответствующей пользы

К примеру, уже несколько лет я заключаю договоры со своими клиентами следующим образом. 

Сначала мы обсуждаем содержание будущего взаимодействия по телефону или в мессенджере, достигаем базовые договорённости. Затем я переношу их в документ (проект договора), добавляю необходимые для меня условия, уточнения и направляю клиенту проект договора в формате pdf по электронной почте. 

В проекте договора прописываю отдельным пунктом: 

«Стороны придают юридическую силу электронному документообороту, осуществляемому путём отправки документов, писем и уведомлений с использованием адресов электронной почты Сторон, указанных в Договоре.

Договор заключен Сторонами путём отправки оферты (проекта договора) по электронной почте и её акцепта предусмотренным в ней способом.

Перечисление Заказчиком Исполнителю вознаграждения (его части) со ссылкой на данный Договор является акцептом и подтверждением заключения Сторонами настоящего Договора

В случае, если у клиента возникают правки в договор, он присылает их мне по электронной почте, если я их принимаю, то вношу в проект договора и направляю клиенту скорректированную версию проекта договора (оферты). Если после этого клиент принимает полученную версию проекта договора, он перечисляет мне соответствующую часть вознаграждения (предоплату), указывая в платёжном поручении реквизиты договора.

Вся эта процедура занимает обычно не более 2 часов времени и не требует никакого физического контакта сторон договора. Очень удобно, особенно в сложившейся в мире ситуации.

Конечно, если какой-либо стороне нужна будет бумажная отчётность, то в договоре можно предусмотреть, что акты оформляются сторонами в бумажном виде. 

Ошибка 5. Соглашаться на неудобную для вас территориальную подсудность

Любой договор может повлечь судебный спор, поэтому нужно быть готовым к участию в судебном процессе. Физическое участие стороны в споре может значительно повысить вероятность победы в нём. Поэтому территориальное удобство судебного органа, который будет (если что) рассматривать спор, имеет значение.

Ошибка 6. Не согласовывать с участниками компании (акционерами) или членами совета директоров компании договор, который может причинить вред компании

Если вы директор компании и заключаете рискованный договор, то будьте готовы к тому, что акционеры компании могут потребовать от вас возмещения убытков, причинённых  компании заключением вами такого договора.

В этом случае можно подстраховаться и попросить акционеров одобрить соответствующую сделку.

При наличии одобрения сделки акционерами они становятся также ответственными за её последствия и вы окажетесь свободными от возможных претензий с их стороны.

Ну а если речь о крупной сделке (ст. 46 Закона об ООО), то здесь, как говорится, вообще без вариантов — одобрять нужно обязательно. 

Ошибка 7. Прописывать в договоре условия, которые вы не будете выполнять фактически

Например, в договоре прописано, что любая их сторон вправе расторгнуть договор в одностороннем порядке, заблаговременно, не позднее чем за 10 рабочих дней направив другой стороне соответствующее уведомление по электронной почте.

То, что уведомление о расторжении договора нужно (можно) направлять по электронной почте — это безусловный плюс (опять же экономия времени и средств).

Но вот срок уведомления — не позднее чем за 10 рабочих дней — здесь возникает вопрос, особенно если мы говорим об абонентском договоре (в простонародье — «подписке»), предусмотренном ст. 429.

4 Гражданского кодекса РФ, в котором оплата привязана не к факту оказания услуг, выполнения работ или отгрузке товара, а к периоду действия договора. Довольно часто если какая-то из сторон расторгает договор, то она старается сделать это сразу, и мало кто готов ждать 10, да ещё и рабочих, дней.

Поэтому если вы относитесь к тем, кто ждать не будет (не хочет) — уменьшите число 10 хотя бы до 2, и замените «рабочих» на «календарных». В противном случае нужно будет оплачивать те 10 рабочих дней, указанных в договоре, даже если услуги, работы, товары, предусмотренные подпиской будут вами не востребованы.

Помимо указанного существует ещё множество примеров, в которых стороны вели себя совершенно не так, как это предусматривалось договором. На резонный вопрос «почему?» чаще всего говорят, что «ну так быстрее и проще».

Однако быстрее и проще, если это идёт вразрез с условиями договора, может стоить конкретных и даже немалых денег.

Поэтому лучше сразу привести положения договора в соответствие с ожидаемой реальностью, так будет меньше оснований для возможного конфликта.

Ошибка 8. Прописывать в договоре условия с двояким толкованием

Условия договора с двояким толкованием — это мина замедленного действия, которая может «взорваться» в любой момент.

Не стоит думать, что двойное толкование сыграет на руку именно вам, возможно, что выгоду от этого получит контрагент (оппонент).

Единственный способ исключить такие риски — переформулировать условие договора таким образом, чтобы ни у кого не осталось возможности истолковать его образом, отличным от буквального. 

Нет ничего страшного, если условие договора будет сформулировано «неюридическим», простым языком. Неофициальный («неюридический») стиль изложения не лишает условие договора юридической силы. Более того, простота и однозначность фразы даст ей ещё больше силы (надёжности и эффективности).

Вообще, гораздо приятнее читать договоры, которые написаны в стиле повествования (рассказа), нежели договора, которые написаны сухим канцелярским языком. Я сам стараюсь убирать из юридических документов канцеляризмы, ибо в них нет необходимости.

///

С уважением, юрист в сфере договорного и корпоративного права, автор книги «Предприниматель, который выжил. Как не погубить бизнес и инвестиции» Евгений Рябов 

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *